Persondataforordning
Persondataordningen for Hedensted Gymnastikforening

  

Databehandleraftale                                                                                            D. 18.03.2018
Dataansvarlig: Hedensted Gymnastikforening, CVR: 184035871
Databehandler: Hedensted Gymnastikforening, Tangevej 8, 8722 Hedensted, CVR: 184035871

Medlemmer
Hedensted Gymnastikforening registrerer sine medlemmer i et medlemsregister (conventus), når de tilmelder sig foreningens hold. Alle medlemmer har ret til indsigt i egen oplysninger. Foreningen offentliggører ikke medlemslisten på foreningens hjemmeside, men foreningens egne medlemmer må godt kende medlemslisten.

Ledere og trænere
Hedensted Gymnastikforening registrerer instruktør, hjælpetræner, unghjælper, forældrehjælper og forældregrupper med de nødvendige oplysninger.
Der udarbejdedes ansættelseskontrakt, med navn, adr. mail, tlf. nr. og CPR-nummer, oplysninger om honorar, hold, sæson længden og minimum tilmeldingen. Samtidig fås et overblik over erfaring og kompetencer teamet.
Disse oplysninger bliver behandlet med omhu. Trænerteamet bliver orienteret om behandling af deres data

CPR – nummer
Hedensted Gymnastikforening registrerer ikke CPR nummer på vores medlemmer, men der registreres fødselsdato pga. medlemstilskuddet fra kommunen.
På hele teamet oplyses CPR nummer, så der kan indhentes børneattester.
Når der er indberettet til børneattesten, slettes CPR nummeret fra kontrakten.

Samtykke
Foreningen skal ikke have samtykke for at behandle nødvendige oplysninger om medlemmer, og trænerteamet.

Billeder på hjemmesiden og Facebook
Ved tilmeldingen til gymnastik i HGF accepterer du samtidig, at der må tages billeder af dig / dit barn / børn for at vise foreningens aktiviteter. Billederne vises på hjemmesiden, trykte- og sociale medier som Facebook, YouTube mv. Ønsker du ikke offentliggørelse af foto, bedes du sende oplysning med navn og hold til  Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. .

Dette gælder også for trænerteamet og div. forældregrupper.

Bogføringsbilag
Hedensted Gymnastikforening gemmer bilag/regnskab i 5 år, herefter bliver bilagene /regnskabet destrueret. Dette gælder blandt andet bilag om udbetaling af omkostningsgodtgørelse.

Børneattester
Hedensted Gymnastikforening indhenter børneattester på alle i teamet som er fyldt 15 år og som træner børn/unge under 15 år. Børneattester indhentes hver år så længe pågældende person er frivillig i foreningen. Dette bliver oplyses overfor pågældende ved ansættelsen.
Har børneattesten en anmærkning, kan pågældende ikke være en del af foreningen.

Sletning af oplysninger
Personoplysninger opbevares i foreningens registrering, så længe det er relevant for foreningen og at personen er en del af Hedensted Gymnastikforening.
Oplysningerne gemmes op til 1år efter pågældende er ophørt med sit virke. Almindelige oplysninger om ulønnede træner og leder gemmes op til 1 år efter at den pågældende er ophørt sit virke.
Relevante oplysninger som har historiers værdi i foreningen kan dog gemmes så længe der er behov for dette.

Børn og Unge
Foreningen kan lovligt behandle oplysninger fra unge over 15 år, uden forældre-inddragelse. Ligeledes skal disse informationer videregives i forbindelse med udstyrsleverandør el. stævner.

Databehandleren behandler både almindelige oplysninger og de typer af oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger m.v.), og skal behandle alle personoplysninger strengt fortroligt. Databehandleren har alene ret til at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål.

Databehandleren skal behandle følgende personoplysninger[1]:

1)   Medlemsoplysninger:

-      Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse […]

-      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • […]

 

2)   Oplysninger om ledere og trænere:

-      Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til den dataansvarlige og bankkontonummer
  •  […]

-      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • CPR-nummer
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
  • […]

 

1.1         Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger

Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.

Databehandleren må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer, der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.

Databehandleren skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over for den registrerede. Dette indebærer bl.a., at databehandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.

Den dataansvarlige har ret til at kræve adgang til databehandlerens fysiske lokaler og kan også afkræve en årlig revisionserklæring.

 

  1. 2.    Brug af underdatabehandlere

Databehandleren kan alene antage en underdatabehandler ved at indhente et forudgående skriftligt samtykke fra den dataansvarlige.

 

  1. 3.    Varigheden af behandlingen

Denne aftale gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydelser, betaling m.v. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.